Arsip

Dari semua aset negara yang ada, arsiplah yang paling berharga. Warisan nasional dari generasi ke generasi yang sangat perlu untuk dilestarikan. Tingkat keberadaban negara dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.

Sir Arthur G, Kanada 1924.

Tak terasa, 2019 ini telah lima tahun usia BMWCCI Kediri Chapter. Konon, ini adalah usia kritikal dalam membentuk perjalanan kebersamaan. Sebuah entitas bisnis mungkin akan menemukan bentuk (manajemen rumah tangga)nya setelah menjalani lima tahun perjalanan. Pun dengan beragam organisasi, institusi, atau entitas apapun. Termasuk klub kecil imut BMWCCI Kediri Chapter ini.

Beragam suka-duka sedih-tawa tangis-gembira memang pada kenyataannya mewarnai perjalanan klub resmi BMW yang berada di kawasan Kediri Raya ini.

Mulai hal-ihwal kendaraan seperti kecelakaan yang dialami warga Kedirian, evakuasi kendaraan rekan yang berkendala di perjalanan. italian tuning tengah malam, ngoprek dan troubleshooting, hingga bersama-sama menyatukan semangat menjalani turing panjang;

atau hal-ihwal kekeluargaan seperti meninggalnya keluarga inti, lahirnya baby bimmer baru Kedirian, warga yang telah bertemu jodohnya dan menikah, arisan emak-emak Bimmernita Kedirian yang ostosmastis sekaligus family gathering, kopdar rutin, datangnya warga-rekan/teman-member/anggota baru maupun warga yang dengan baik-baik pamit secara fisik meninggalkan klub karena satu dan lain hal namun berjanji bahwa hati dan jiwanya masih bersama BMWCCI Kediri Chapter, hingga hal-hal ringan sederhana semacam ngopi dadakan.

Semuanya berbaur menjadi satu dalam tubuh keluarga mungil BMWCCI Kediri Chapter ini.

Sebagai klub BMW resmi, BMWCCI Kediri Chapter memang berpegang hanya pada regulasi klub yang tertuang pada AD/ART. Dan dalam lima tahun perjalanan ini, telah banyak arsip terproduksi karena sebab dijalankannya roda pemerintahan dan manajemen klub. Ada surat resmi, notis/pemberitahuan, poster-poster klub, (e)flyer, banner-banner, hingga foto-foto atau video dokumentasi kegiatan.

Pun dalam kesehariannya, di samping hal resmi klub, banyak hal alamiah kekeluargaan yang berlangsung dan terjadi sebagaimana segenap kisah di atas: kelahiran dan kematian, turing dan kopdar, rembug warga (rapat/meeting) dan ngobrol santai, ngoprek dan troubleshooting, evakuasi unit dan italian tuning, dll.

Semua perjalanan bersama sang waktu tersebut, umumnya terekam dalam segala format rekaman, baik foto, video, atau tulisan yang tercecer mulai dari grup WA internal Kedirian hingga blog resmi seperti yang Anda baca ini.


Meski BMWCCI Kediri Chapter masih baru lima tahun menjalani waktu, namun tiada terasa rekaman perjalanan seiring masa ini begitu bejibun. Khususnya segala berkas dalam format digital, karena memang kebijakan semua publikasi, komunikasi, dan interaksi dalam manajemen dan rumah tangga klub menggunakan saluran digital: IG, FB Page, grup WA internal Kedirian maupun internal BMWCCI, dan email serta cloud storage.

Dari awal-awal yang hanya sedikit menerbitkan surat atau segala macam berkas fisik/tercetak, semakin ke sini bukannya semakin banyak berkas fisik yang terproduksi justru malah sebaliknya: semakin sedikit lagi dan bahkan bisa dibilang sudah nyaris tak pernah ada berkas fisik/tercetak yang diproduksi.

Berkas fisik yang masih diproduksi mungkin hanya banner saja untuk kegiatan-kegiatan klub. Selebihnya, semua dalam bentuk digital. Andai saja panel/layar monitor berukuran super besar bisa murah untuk dibeli atau disewa, banner kegiatan klub mending dipajang melalui panel monitor ekstra raksasa saja. Jadi tak perlu ada banner yang kemudian tak bisa dipakai lagi.

Lainnya banner, surat dan berkas tercetak sepanjang 2018 ini hanya berkas surat-surat saat BMWCCI Kediri Chapter mengajukan pembukaan rekening resmi chapter untuk mewadahi segala transaksi finansial klub.

Alhasil, bisa dikata semua berkas tersimpan dalam lima tahun usia BMWCCI Kediri Chapter adalah berkas dalam format digital.


Metode penyimpanan.

BMWCCI Kediri Chapter memiliki tiga kategori berkas untuk disimpan yang mana klasifikasi berkas ini juga menentukan jenis media penyimpanannya.

  • Berkas mentah, yang bisa disimpan bisa tidak.
  • Berkas dukungan, yang perlu disimpan, namun jika hilang masih bisa direproduksi lagi atau kalaupun toh hilang, tidak akan mengganggu jejak sejarah dan/atau menghilangkan kearsipan itu sendiri.
  • Berkas penting & utama, yang wajib disimpan dan diamankan. Ini meliputi seluruh berkas administrasi rumah-tangga BMWCCI Kediri Chapter.

Berkas mentah biasanya terdiri dari gambar-gambar yang didownload untuk membuat sebuah eflyer dll. Jika gambar ini hilang, maka akan bisa dicari lagi di internet. Berkas-berkas ini cukup disimpan di media penyimpanan harddisk atau bahkan langsung dihapus ketika semua telah purna.

Berkas dukungan biasanya terdiri dari foto atau video kegiatan. Sebenarnya berkas ini penting, sebab jika hilang, semua tidak akan bisa diulang lagi. Namun foto dan video kegiatan biasanya semuanya telah diuanggah ke laman Facebook secara internal, dengan foto-foto/video yang telah terseleksi akan dipublikasikan terbuka melalui beragam akun media sosial resmi BMWCCI Kediri Chapter disamping tetap disimpan di perangkat penyimpanan dengan status tak akan dihapus.

Berkas utama, nah ini yang paling penting: selain tetap disimpan di media penyimpanan, berkas utama ini disimpan juga di awan penyimpan (cloud storage) – bahasa Indonesia masih memadankan dengan istilah penyimpanan awan, sementara izinkan kami di sini menggunakan frasa awan penyimpan(an).

Dalam lima tahun perjalanannya ini, BMWCCI Kediri Chapter ternyata hanya memerlukan satu wadah awan penyimpan, yakni Google Drive -yang (akan) berganti merk dagang menjadi Google One dengan kapasitas gratis 15GB.

Namun dalam lima tahun ini, kapasitas segitu ternyata sudah penuh.

Untungnya kita masih mungkin untuk membuat akun Google baru lagi, hanya dengan berbekas nomor ponsel yang belum teraktivasi untuk membuat akun Google. Di sini artinya kita bisa menambah 15GB lagi, yang asumsinya bisa diisi dengan berkas penting untuk lima tahun ke depan lagi.

Adapun media penyimpanan yang dipakai, saat ini masih menggunakan HDD (hard disk drive) yang di dalamnya berisi piringan magnetik bergerak, yang sekalipun dibuat sangat aman oleh pabrikannya, namun ini masih menyimpan potensi rusak dikarenakan adanya benda bergerak di dalam tubuhnya.

Ke depannya, doakan BMWCCI Kediri Chapter akan memiliki kemampuan untuk menambah inventaris SDD (solid state disk), media simpan terbaru yang berisi chip elektronis yang relatif sangat aman dari benturan, jatuh, dan kecelakaan ringan lainnya.

Seiring dengan semakin murahnya harga komersial awan penyimpan, mungkin ke depannya ada kemungkinan kita semua baiknya mulai memindah semua berkas penting bukan hanya di media simpan saja, melainkan langsung digandakan penyimpanannya ke awan penyimpan.

Hanya saja untuk saat ini, dalam hitung-hitungan kas vs berkas BMWCCI Kediri Chapter, itu semua masih dipandang belum perlu dulu. Sekali lagi ini masih pertimbangan saat ini, yang ke depannya mungkin akan berbeda.

Itulah sedikit cerita dibalik metode pengarsipan yang ada di belakang dapur rumah-tangga BMWCCI Kediri Chapter.

Mohon saran dan masukan rekan-rekan semua sekalian. Terima kasih telah membaca.

Leave a Reply